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LA GESTION DU TEMPS

LA GESTION DU TEMPS...

Vous voilà à méditer sur la session qui commence, sur tout ce que vous aurez à faire au cours des prochaines semaines. Vos sentiments sont partagés entre l’emballement du nouveau et la peur de manquer de temps. Vous savez que vous allez être bombardé de choses à faire et vous n’êtes pas sûr de l’état dans lequel vous allez finir le combat. Vous songez aux quelques travaux longs ou aux interminables listes de problèmes qui sont prévus, puis à la dizaine d’examens que vous aurez à préparer que déjà vous ployez devant la pointe de l’iceberg. Puis il y a les réunions d’équipe qui vous stressent presque autant que les nombreuses heures de recherche à la bibliothèque. La pensée d’une semaine de relâche et l’espoir d’une tempête de neige vous rassurent temporairement mais cela perd tout effet lorsque reviennent les images plus laborieuses. Vous imaginez maintenant que vous aurez à assister à quelques centaines d’heures de cours : la seule idée d’être assis aussi longtemps vous soulève de votre chaise.

Puis, vous réalisez que vous devrez passer encore plus d’heures à votre table de travail : le vertige vous prend et vous retombez immédiatement assis. C’est probablement dans cette position que vous attaquerez les pages qui suivent, geste qui peut vous permettre, lectrice et lecteur affairés, de gagner beaucoup de temps.

LA GESTION DU TEMPS : PLUS QU’UN SIMPLE HORAIRE

La gestion du temps constitue une tâche comportant plusieurs niveaux d’organisation. On peut la décrire en disant qu’elle consiste à faire un horaire réaliste et à le suivre. On peut aussi en parler en insistant beaucoup plus sur l’importance d’utiliser chaque heure planifiée, uniquement à la fonction prévue. On entre ici dans les plus petits engrenages qui font tourner les grands, c’est-à-dire, qu’il s’agit d’être efficace en plus de faire ce qui était prévu ; donc de rendre optimale l’utilisation de son temps.

GÉRER SON TEMPS POUR EN GAGNER

Planifier ses heures de travail et les utiliser pleinement signifie non seulement une diminution de stress mais parfois également plus d’heures à consacrer aux loisirs. Le stress devient moins grand parce qu’on évite les retards et les périodes de surcharge. On peut alors se permettre plus de loisirs puisque le travail est exécuté en moins de temps. L’amélioration de la qualité de vie des gens occupés passe inévitablement par une meilleure gestion de leur temps.

À PROPOS DE LA GESTION DU TEMPS

Avant de planifier vous devez bien connaître tout ce que vous avez à faire, le temps dont vous disposez et votre propre rythme de travail. La gestion du temps est une habitude qui s’acquiert par la pratique, une habileté qui se perfectionne par essais et erreurs. Rappelez-vous que le but n’est pas d’être l’esclave d’une grille-horaire. Celle-ci doit plutôt être considérée comme un outil qui permet d’atteindre des objectifs à court, à moyen et à long terme. Les étudiantes et les étudiants qui gèrent bien leur temps et ne remettent pas à plus tard obtiennent significativement moins d’échecs que les autres.

FONCTIONNER PAR ÉTAPES

La stratégie de gestion du temps que nous vous suggérons comporte trois grandes étapes : une étape de cueillette d’informations où vous faites l’inventaire du travail à faire et notez votre emploi du temps actuel ; une étape de planification où vous vous fixez des objectifs à atteindre ; finalement, une étape d’évaluation et d’amélioration de votre gestion du temps.

1. La cueillette d’informations

CONNAÎTRE LE TRAVAIL À FAIRE

Se donner une vue d’ensemble de la session

A partir des plans de cours, notez dès le début de l’année les principales échéances que vous aurez à respecter sur un calendrier grand format. Inscrivez-y ensuite les principales activités extra-scolaires déjà prévisibles (sports, sorties, anniversaires, travail, etc.) Ce calendrier vous permettra de visualiser rapidement votre session : vous y verrez la répartition de vos activités et pourrez ainsi élaborer une stratégie de travail. La consultation de ce calendrier peut être fort utile, notamment au moment de prendre ou non un nouvel engagement. Utiliser un aide-mémoire Une bonne habitude à acquérir est d’utiliser un aide-mémoire, ou un agenda. Inscrivez-y, au fur et à mesure qu’ils se présentent, tous vos rendez-vous, sorties, dates de remise de travaux et d’examens, etc.. Ne laissez plus à votre seule mémoire cette fonction importante : l’agenda est plus fidèle et demande surtout beaucoup moins d’énergie.

CONNAÎTRE VOTRE RYTHME ACTUEL

Notez tout ce que vous faites pendant une semaine (voir page ...). Pour ne pas oublier de remplir la grille, apportez-la toujours avec vous et essayez de la remplir à la même heure chaque jour. Cette phase joue un rôle très important pour parvenir à une planification réaliste et pour prendre conscience de vos points faibles. Aussi, essayez de la faire le plus honnêtement et régulièrement possible. C’est en se basant sur cette semaine que vous allez construire votre premier horaire.

2. Planifier

Vous connaissez maintenant les principales échéances que vous avez à rencontrer ainsi que votre rythme de travail actuel. Vous êtes maintenant prêt pour élaborer votre projet d’horaire. Ce projet d’horaire doit être un guide plutôt qu’un maître dont vous serez l’esclave (fidèle ou insoumis). Il doit refléter vos objectifs à court terme, à moyen terme et à    long terme. Il doit aussi être assez souple pour laisser place aux imprévus et aux réaménagements éventuels. Ce n’est qu’avec le temps et après plusieurs essais et erreurs que l’on parvient à se faire un horaire hebdomadaire qui convienne vraiment. Les conseils qui suivent visent à guider vos expériences de planification.

LISTE D’OBJECTIFS HEBDOMADAIRES

Faire une liste de tâches pour la semaine

Considérez d’abord les échéances les plus rapprochées tout en réservant du temps aux lectures, travaux et examens à venir. Ensuite, faites une première évaluation des heures à consacrer à la réalisation de chacune de ces tâches. (voir page ...).

Projet de grille-horaire : Élaborer une grille-horaire

Indiquez d’abord les activités fixes (cours, repas, sommeil, réunions, etc.). Consultez votre grille d’observation de votre emploi du temps de la semaine précédente pour bien jauger le temps à consacrer à vos activités habituelles. Identifiez ensuite les blocs de temps disponibles pour le travail scolaire.

Adapter sa grille-horaire

Votre grille devrait vous aider à atteindre vos objectifs de travail pour la semaine. Voyez d’abord si le nombre d’heures disponibles au travail suffit pour la réalisation de vos objectifs. Sinon, voyez quelles sont les activités que vous pouvez comprimer ou retrancher. Voyez ensuite si certaines activités gagneraient à être réalisées à un moment ou à un lieu précis et réservez ces périodes si tel est le cas. Ainsi, il est possible qu’il soit plus rentable de faire vos maths le mercredi après-midi lorsque la professeure ou le professeur est disponible à son bureau pour des explications, ou de faire vos lectures en anglais à la bibliothèque puisque de nombreux dictionnaires y sont immédiatement disponibles. Au moment de planifier vos séances de travail, gardez en mémoire : que les courtes séances d’étude permettent un meilleur apprentissage que les séances massives ; que les pauses régulières (environ 10 minutes par heure) permettent de garder un niveau d’efficacité supérieur ; qu’il est grandement préférable de ne pas consacrer plus de dix heures par jour au travail intellectuel (incluant les heures de cours) ; qu’il est préférable de ne pas faire plus de cinq heures d’une même tâche dans une même matière par jour (alterner la théorie et la pratique). Rappelez-vous enfin qu’il ne s’agit pas ici de couler dans le béton une grille-horaire qu’il vous sera difficile de respecter, mais

plutôt d’être souple et fin stratège afin d’utiliser au mieux votre temps.

3. Évaluer et améliorer votre planification : RESPECT DES OBJECTIFS

Il s’agit maintenant de vous interroger sur votre planification. La première question qui se pose concerne évidemment le respect de vos objectifs de la semaine. Si vous y êtes parvenu cette semaine, bravo ! Vous pouvez déjà passer à la réévaluation de votre planification à la page suivante. Sinon, ce qui risque fort bien d’être le cas puisque vous en êtes à vos premières armes, nous vous suggérons les questions suivantes qui vous permettront peut-être d’y voir plus clair et d’être en mesure de mieux affronter les prochaines semaines.

Sous-estimation du temps à consacrer à certaines tâches

L’erreur est fréquente et on conseille généralement de multiplier par deux la première évaluation que vous faites du temps requis. Peu à peu, vous apprendrez à estimer plus exactement le temps nécessaire pour exécuter chaque tâche.

Pour ne pas éterniser un travail

Une façon efficace de lutter contre l’expansion du temps requis pour l’exécution de certaines tâches est de se fixer des échéances. Sans mettre de pression trop forte en se fixant des objectifs irréalistes, les échéances aident à travailler de façon plus efficace et stimulent la motivation.

Difficulté à se mettre à la tâche

Si c’est le cas, vérifiez d’abord si vous savez bien quoi faire et comment le faire. Si vous en doutez, demandez des précisions à la personne responsable du cours ou a un autre étudiant ou étudiante.

Il se peut aussi que vos objectifs vous effraient parce qu’ils vous semblent trop exigeants au moment de vous mettre à l’œuvre.

Fixez-vous alors des objectifs plus restreints que vous vous sentirez capable de réaliser au lieu de tout laisser tomber. Vous vivrez alors moins d’anxiété et vous serez plus efficace dans la réalisation de ces objectifs. Si vous éprouvez de la difficulté à vous concentrer, consultez la section sur la concentration.

RÉÉVALUER SA PLANIFICATION

C’est très bien de pouvoir respecter son projet d’horaire de la semaine, mais encore faut-il que vos objectifs hebdomadaires vous permettent de rencontrer vos objectifs à plus long terme. Avez-vous pris le temps de faire quelques lectures personnelles, de préparer vos cours magistraux, d’étudier à l’avance un examen ou de commencer un travail long sans être bousculé ? Il serait tout aussi pertinent de vous demander si vous êtes parvenu à vous réserver du temps pour faire du sport, pour voir des amies et des amis ou pour vous adonner aux activités extra-scolaires qui vous tiennent à cœur. Bref, votre gestion du temps vous permet-elle d’atteindre vos objectifs de vie ? Les quelques points suivants vous permettront peut-être d’y voir plus clair.

Préparation des séances de cours

Pour en profiter au maximum tout en sauvant du temps, vous avez avantage à préparer vos séances de cours. Les chapitres sur l’écoute en classe et sur la prise de notes peuvent vous aider à cet effet. À ce stade-ci, les deux règles suivantes pourront vous être utiles.

- Pour un cours magistral, l’utilisation du premier bloc de temps libre après le cours, pour revoir et compléter ses notes, facilite l’étude subséquente.

- Pour un cours exigeant beaucoup de mémorisation (par exemple, un cours de langue), la révision des notions pendant la période qui précède le cours en facilite l’intégration.

Rentabilisation des séances d’étude

Si vous n’êtes pas efficace à l’étude, la fatigue est peut-être en cause. À cet effet, retenez que les courtes périodes de travail permettent un meilleur apprentissage que les séances massives. C’est la meilleure façon d’apprendre, de se préparer aux examens. Dans les marathons d’étude, les facteurs de fatigue et de saturation diminuent l’efficacité. Il peut aussi être utile d’examiner la liste des autres guides disponibles afin de vous assurer que vous possédez suffisamment les autres conditions et habiletés facilitant l’étude.

Réalisme des objectifs choisis

Après plusieurs semaines de planification et d’évaluation de votre emploi du temps, il est possible que vous réalisiez que malgré une planification serrée et généralement respectée vous ne parvenez pas à rencontrer certains de vos objectifs. C’est souvent le cas lorsque l’on a tendance à prendre un peu trop d’engagements.

Le temps est alors venu de reprendre un à un vos objectifs, d’identifier ceux qui sont plus importants et ceux qui le sont moins ainsi que l’effort qu’exige chacun d’eux pour être atteint. Voilà une excellente occasion d’aiguiser vos stratégies de résolution de problèmes, d’analyser vos processus de prise de décisions et d’en apprendre un peu plus sur vous-même. Maintenant que vous connaissez meiux votre fonctionnement, vous êtes en mesure de vous fixer de nouveaux objectifs qui seront plus réalistes et plus satisfaisants.

4. En cas d’urgence

Si rien ne va plus, que vous avez beaucoup de retard et ne savez plus par où commencer, voici quelques mesures d’urgence que vous pouvez appliquer en attendant de savoir mieux gérer votre temps de façon préventive... en espérant que vous planifierez mieux la prochaine fois !

Dressez la liste de ce qui est à faire en commençant par le plus urgent.

Si vous pouvez laisser tomber des choses sans grande pénalité, faites-le.

Pour votre étude, si vous n’avez pas le temps de couvrir toute la matière prévue dans tous vos cours, coupez la même proportion de matière dans chacun d’eux.

Il est préférable de couvrir 75% de la matière de chacun des cours plutôt que d’étudier à 100% certains cours et de ne pouvoir rien étudier dans un ou deux cours. Cela ne vous pénalise pas trop à l’examen si vous avez commencé par les parties de la matière les plus importantes et vous courrez beaucoup moins de risques d’avoir un échec.

Mettez-vous au travail en commençant par le premier point de la liste d’urgence.

À ce stade n’exigez plus de vous la qualité habituelle : votre objectif devrait être de terminer chacune des tâches le plus vite possible. Ce qui compte, c’est que ce soit fait.

Rayez de la liste chaque point aussitôt qu’il est complété.

Commencez plus tôt la prochaine fois !

 

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